In passato, numerose aziende sono state costrette ad affrontare cause e a sostenere le spese di penali da molti milioni di dollari, legate ai contenuti dei loro messaggi di posta elettronica; nel mondo dell'imprenditoria la consapevolezza che il semplice uso di questo sistema di comunicazione possa esporre un'azienda a notevoli rischi legali sta aumentando progressivamente.
L'aggiunta di un disclaimer ai messaggi di posta elettronica interna ed esterna riduce i rischi di tipo legale.
MailDisclaimer per Exchange Server offre funzioni disclaimer complete per utenti e gruppi di utenti in aziende che utilizzano Exchange Server 2000/2003.
MailDisclaimer consente di aggiungere un disclaimer legale in calce o nell'intestazione di un messaggio di posta, oppure anche dopo l'ultimo messaggio.
Consente di creare firme professionali per i vostri messaggi di posta, complete di logo, colori e formattazione.
 Modelli di messaggi
MailDisclaimer consente di creare modelli HTML o di solo testo con un editor in formato rtf.
Questo editor consente di specificare la dimensione, la formattazione e il colore del carattere e di inserire immagini, ad esempio il logo aziendale, direttamente nel modello.
MailDisclaimer consente anche di inserire campi sostitutivi nel modello del disclaimer.
I campi possono estrapolare informazioni da Active Directory.
Ad esempio, è possibile definire una firma comune a tutti gli utenti che funziona semplicemente selezionando l'informazione di interesse, come nome, numero di telefono, indirizzo posta elettronica direttamente da Active Directory.
MailDisclaimer contiene svariati modelli predefiniti che permettono di proteggere rapidamente i messaggi di posta elettronica con disclaimer standard di tipo commerciale e legale.
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Programma di amministrazione
Il programma di amministrazione consente di definire i modelli dei disclaimer o di sceglierne uno da una serie predefinita, e di creare regole (seguendo una semplice procedura guidata) per inserire i modelli di disclaimer o firma nei messaggi di posta interni o in uscita.
Dal momento che il metodo per inserire i disclaimer è gestito mediante regole, è possibile specificare in modo molto dettagliato il tipo di disclaimer da aggiungere al messaggio, e quando aggiungerlo.
As esempio, è possibile definire una regola che aggiunge termini e condizioni commerciali standard in calce a tutti i messaggi in uscita inviati dal personale addetto alle vendite, oppure inserire un disclaimer sulla protezione antivirus in tutti i messaggi che contengono file allegati.
Integrazione con Active Directory
MailDisclaimer si integra perfettamente con Active Directory, e consente di specificare le regole applicabili a particolari utenti o gruppi di utenti.
As esempio, è possibile aggiungere una regola che inserisce il disclaimer di termini e condizioni commerciali in calce a tutti i messaggi inviati dal reparto vendite.
Inoltre è possibile aggiungere una firma in calce a ogni messaggio inviato da qualsiasi membro del gruppo.
La firma può comprendere campi per inserire nome, indirizzo, telefono, indirizzo di posta elettronica, tutti direttamente estrapolati da Active Directory tramite MailDisclaimer, per l'utente desiderato.
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