Tras diversos y sonados juicios con multas multimillonarias derivadas del contenido de los mensajes de correo electrónico corporativo, las empresas son cada vez mas conscientes de que el simple uso del correo electrónico conlleva una exposición un graves amenazas legales.
La incorporación de avisos de limitación de responsabilidad un los mensajes de correo electrónico enviados, ya sean internos o externos, contribuye un reducir el riesgo legal.
MailDisclaimer para Exchange Servidor proporciona una funcionalidad completa para añadir avisos de limitación de responsabilidad para los usuarios o grupos de usuarios de las organizaciones que utilizan Exchange Servidor 2000/2003.
MailDisclaimer se puede utilizar para añadir avisos legales al principio o al final de determinados mensajes, o incluso después del último mensaje.
Puede proporcionar firmas de correo electrónico de aspecto profesional, con logotipos, colores y formato.
 Plantillas de mensaje
MailDisclaimer le permite crear sus propias plantillas HTML o de texto con un editor con formato avanzado.
Este editor permite especificar el tamaño, formato y color de las fuentes e insertar imágenes (por ejemplo, logotipos de empresas) directamente en la plantilla.
MailDisclaimer también permite incorporar campos de sustitución un cualquier plantilla de limitación de responsabilidad.
Los campos de sustitución pueden extraer la información de Active Directory.
Por ejemplo, podría diseñar una firma de mensaje para todos los usuarios que extraiga directamente de Active Directory la información correspondiente (nombre, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, etc.).
MailDisclaimer incluye varias plantillas predefinidas que le permitirán proteger desde el principio sus mensajes de correo electrónico con avisos estándar de limitación de responsabilidad comercial y legal.
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El programa de administración
El programa de administración permite definir plantillas de limitación de responsabilidad o elegir entre un conjunto de plantillas predefinidas y, mediante el uso de sencillos asistentes de escenario, crear reglas que añadan la plantilla adecuada de limitación de responsabilidad o de firma un los mensajes internos o salientes.
Dado que el método utilizado para añadir avisos de limitación de responsabilidad se basa en reglas, es posible determinar con gran precisión los avisos que se añaden y las situaciones en las que se añaden.
Por ejemplo, podría definir una regla que añada su cláusula estándar de términos y condiciones un todos los mensajes salientes enviados por el personal del departamento de ventas o que añada un aviso de limitación de responsabilidad por transmisión de virus un todos los mensajes que contengan datos adjuntos.
Integración con Active Directory
MailDisclaimer se integra estrechamente con Active Directory, permitiéndole especificar reglas que se pueden aplicar un un usuario o un grupo concreto de usuarios.
Por ejemplo, podría incluir una regla que añada una cláusula de términos y condiciones un todos los mensajes enviados desde del departamento de ventas.
Asimismo, podría añadir una firma al final de los mensajes enviados por cualquier miembro del personal.
La firma podría incluir campos de sustitución para el nombre, la dirección, el teléfono y la dirección de correo electrónico, datos que MailDisclaimer extraería directamente de Active Directory para el usuario.
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