Nach zahlreichen großen Prozessen mit Geldstrafen in Höhe von mehreren Millionen Euro im Zusammenhang mit den Inhalten von geschäftlichen E-Mail-Nachrichten werden sich Unternehmen zunehmend bewusst, dass bereits die Verwendung von E-Mail-Systemen ein rechtliches Risiko darstellt.
Durch Hinzufügen von Haftungsausschlüssen zu intern und extern versendeten E-Mail-Nachrichten können rechtliche Risiken minimiert werden.
MailDisclaimer für Exchange Server bietet umfassende Funktionen zum Hinzufügen von Haftungsausschlüssen und E-Mail-Signaturen für Benutzer oder Benutzergruppen in Unternehmen, die Exchange Server 2000/2003 verwenden.
MailDisclaimer kann verwendet werden, um Haftungsausschlüsse den Kopf- oder Fußzeilen von Nachrichten sowie nach der letzten Nachricht hinzuzufügen.
Das Programm bietet professionell wirkende Signaturen mit Logos, Farben und Formatierungen.
 Nachrichten-Vorlagen
MailDisclaimer ermöglicht die Erstellung von HTML- oder textbasierten Vorlagen mit einem Editor für erweiterte Formatierungen.
Mit diesem Editor können Sie Schriftgrade, Formatierungen und Farben festlegen sowie Grafiken (z. B. Unternehmenslogos) direkt in die Vorlage einfügen.
MailDisclaimer bietet außerdem die Möglichkeit, variable Felder in jegliche Vorlagen für Haftungsausschlüsse einzufügen.
Diese variablen Felder können Daten aus der Active Directory-Datenbank abrufen.
Sie können beispielsweise eine Nachrichtensignatur entwerfen, die von allen Benutzern verwendet werden kann, indem die relevanten Informationen wie der Name, Telefonnummern und E-Mail-Adressen direkt aus der Active Directory-Datenbank übernommen werden.
MailDisclaimer wird mit mehreren vorgefertigten Vorlagen geliefert, die es Ihnen ermöglichen, Ihre E-Mail-Nachrichten mit gewerblichen und rechtlichen Standard-Haftungsausschlüssen zu versehen.
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Administratorprogramm
Im Administratorprogramm können Sie Vorlagen für Haftungsausschlüsse definieren oder aus einem Satz vorgefertigter Vorlagen für Haftungsausschlüsse wählen. Dabei können Sie mit benutzerfreundlichen Szenario-Assistenten Regeln erstellen, die den entsprechenden Haftungsausschluss oder die entsprechende Signatur an die jeweiligen internen oder ausgehenden Nachrichten anhängen.
Da das Verfahren zum Hinzufügen von Haftungsausschlüssen regelbasiert ist, können Sie exakt festlegen, welche Haftungsausschlüsse in welchen Fällen angezeigt werden.
Sie können beispielsweise eine Regel definieren, die Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen jeder Nachricht anhängt, die von einem Mitarbeiter der Vertriebsabteilung versendet wird, oder die einen Haftungsausschluss für Viren zu jeder Nachricht mit einem oder mehreren Anhängen hinzufügt.
Integration mit Active Directory
MailDisclaimer ist eng mit der Active Directory-Datenbank verknüpft, sodass Sie Regeln für bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen festlegen können.
Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, die allgemeine Geschäftsbedingungen zu jeder Nachricht hinzufügt, die von Ihrer Vertriebsabteilung versendet wird.
Zusätzlich können Sie am Ende jeder Nachricht, die von einem Ihrer Mitarbeiter versendet wird, eine Signatur einfügen.
Solche Signaturen können variable Felder für Namen, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse enthalten, die von MailDisclaimer für den jeweiligen Benutzer direkt aus der Active Directory-Datenbank übernommen werden.
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